Gefährdungsbeurteilung erstellen: Die Anleitung in 7 Schritten für Dein Unternehmen

Ein Kabel liegt quer im Flur. Ein Regal ist zu hoch bestückt. Ein Mitarbeiter arbeitet seit Wochen unter Dauerdruck. Solche Dinge fallen im Alltag kaum auf. Damit solche Risiken nicht übersehen werden, gibt es die Gefährdungsbeurteilung.

Vielleicht fragst Du Dich gerade, wie Du eine Gefährdungsbeurteilung erstellen sollst, ohne Dich in Paragrafen zu verlieren. Die gute Nachricht: Es ist machbarer, als es klingt. Du brauchst keine Spezialsoftware und keinen Jura-Abschluss. Du brauchst einen klaren Ablauf und ein wenig Zeit.

In diesem Artikel liest Du, was Du beachten musst. Du erfährst, wer die Pflicht trägt, wie Du in sieben Schritten vorgehst und welche Fehler Du vermeiden solltest.

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung und warum ist sie Pflicht?

Eine Gefährdungsbeurteilung (kurz GBU) ist die systematische Bestandsaufnahme aller Risiken an Deinen Arbeitsplätzen. Du prüfst, wo Beschäftigte zu Schaden kommen könnten. Danach legst Du fest, welche Schutzmaßnahmen nötig sind.

Die gesetzliche Grundlage ist § 5 des Arbeitsschutzgesetzes. Dort steht, dass der Arbeitgeber Gefährdungen ermitteln und daraus Maßnahmen ableiten muss. Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung gilt für jeden Betrieb, der Beschäftigte hat. Die Branche spielt keine Rolle. Auch die Betriebsgröße nicht.

Dazu kommt § 6 des Arbeitsschutzgesetzes. Er verlangt, dass Du das Ergebnis dokumentierst. Eine Beurteilung, die nur im Kopf existiert, zählt also nicht.

Wer die Pflicht ignoriert, riskiert Ärger mit der Aufsichtsbehörde. Es drohen Bußgelder. Kommt es zu einem Unfall, wird die Frage nach der Beurteilung schnell wichtig. Außerdem schützt Du mit der GBU Deine Leute, und das ist der eigentliche Zweck.

Wer muss die Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber. Du kannst die Aufgabe delegieren, zum Beispiel an Führungskräfte oder an eine Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Verantwortung bleibt aber bei Dir.

Hilfreich ist ein kleines Team. Beziehe Betriebsarzt, Sicherheitsfachkraft und Betriebsrat ein, falls es sie gibt. Auch die Beschäftigten selbst sind wertvoll. Sie kennen die Schwachstellen an ihrem Platz am besten.

In kleinen Betrieben läuft das oft pragmatisch. Du gehst gemeinsam mit Deinem Team durch die Räume und notierst, was auffällt. Das ist ein guter Anfang.

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Gefährdungsbeurteilung erstellen: Die 7 Schritte im Überblick

Der Ablauf ist in der Praxis immer ähnlich. Wenn Du ihn Schritt für Schritt abarbeitest, behältst Du den Überblick.

Schritt 1: Vorbereitung und Arbeitsbereiche festlegen

Überlege zuerst, was Du beurteilen willst. Teile Deinen Betrieb in Bereiche oder Tätigkeiten ein. Das kann ein Büro sein, eine Werkstatt, ein Lager oder ein Fahrzeug.

Bei gleichartigen Arbeitsplätzen reicht es, einen Platz stellvertretend zu beurteilen. Zehn identische Büroarbeitsplätze brauchst Du also nicht zehnmal einzeln zu prüfen.

Lege außerdem fest, wer was bis wann erledigt. So bleibt das Projekt nicht liegen.

Schritt 2: Gefährdungen ermitteln

Jetzt suchst Du nach möglichen Gefahren. Geh dazu durch die Bereiche und sieh genau hin. Sprich mit den Beschäftigten. Wirf einen Blick auf bisherige Unfälle und Beinahe-Unfälle.

Typische Gefährdungsfaktoren sind:

• Mechanische Gefahren wie Stolperstellen, Quetschstellen oder ungesicherte Maschinen
• Elektrische Gefahren wie defekte Kabel oder überlastete Steckdosen
• Brand- und Explosionsgefahren
• Gefahrstoffe wie Reinigungsmittel oder Lösungsmittel
• Physikalische Belastungen wie Lärm, Hitze oder schlechte Beleuchtung
• Ergonomische Belastungen wie falsche Sitzhaltung oder schweres Heben
• Psychische Belastungen wie Zeitdruck oder ständige Unterbrechungen

Gerade der letzte Punkt wird häufig vergessen. Dazu gleich mehr.

Schritt 3: Gefährdungen bewerten

Nicht jede Gefahr ist gleich ernst. Deshalb bewertest Du das Risiko. Dazu fragst Du Dich zwei Dinge: Wie wahrscheinlich ist ein Schaden? Und wie schwer wäre er?

Viele Betriebe nutzen eine einfache Matrix mit den Stufen niedrig, mittel und hoch. Eine hohe Gefährdung packst Du zuerst an. Eine niedrige kann warten.

Wichtig ist, dass Du Deine Einstufung nachvollziehbar begründest. Schreibe kurz dazu, warum Du ein Risiko so eingeschätzt hast.

Schritt 4: Schutzmaßnahmen festlegen

Jetzt entscheidest Du, was zu tun ist. Dabei hilft das TOP-Prinzip. Es steht für technische, organisatorische und persönliche Maßnahmen, und zwar in dieser Reihenfolge.

Zuerst versuchst Du, die Gefahr technisch zu beseitigen. Zum Beispiel baust Du eine Schutzvorrichtung an. Reicht das nicht, ordnest Du die Abläufe neu. Erst zuletzt greifst Du auf persönliche Schutzausrüstung zurück.

Für jede Maßnahme legst Du fest, wer sie umsetzt und bis wann. Ohne Verantwortlichen und Termin passiert erfahrungsgemäß wenig.

Schritt 5: Maßnahmen umsetzen

Nun wird gehandelt. Setze die Maßnahmen in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit um. Informiere Deine Beschäftigten darüber, was sich ändert und warum.

Eine Unterweisung gehört oft dazu. Wenn Du zum Beispiel neue Abläufe einführst, erklärst Du sie Deinem Team. Auch Themen wie Erste Hilfe im Betrieb sollten dabei nicht fehlen.

Schritt 6: Wirksamkeit prüfen

Eine Maßnahme ist erst dann gut, wenn sie auch wirkt. Prüfe deshalb nach einiger Zeit, ob sich die Lage verbessert hat. Ist die Stolperstelle weg? Hat sich die Beschwerdelage verändert?

Wirkt eine Maßnahme nicht, korrigierst Du nach. Das gehört zum Prozess dazu und ist kein Zeichen von Versagen.

Schritt 7: Dokumentieren und fortschreiben

Zum Schluss hältst Du alles schriftlich fest. Notiere die beurteilten Bereiche, die ermittelten Gefahren, die Bewertung und die Maßnahmen. Halte auch fest, wer was erledigt hat und wann.

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Projekt. Das Gesetz nennt keinen festen Rhythmus. In der Praxis überprüfen viele Betriebe sie jedes Jahr. Außerdem passt Du sie an, sobald sich etwas ändert, zum Beispiel bei neuen Maschinen, neuen Abläufen oder nach einem Unfall.

Praktisch ist eine saubere digitale Dokumentenverwaltung. So findest Du Deine Unterlagen jederzeit wieder. Beachte dabei auch den Datenschutz im Büro.

Psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung nicht vergessen

Seit 2013 ist im Arbeitsschutzgesetz ausdrücklich genannt, dass auch psychische Belastungen zur Beurteilung gehören. Viele Betriebe übersehen das trotzdem noch.

Dabei geht es nicht um einzelne Personen. Du beurteilst die Arbeitsbedingungen, nicht die Menschen. Typische Auslöser sind Zeitdruck, unklare Aufgaben, ständige Erreichbarkeit oder fehlende Pausen.

Wie Du damit umgehst, lässt sich unterschiedlich lösen. Es gibt Befragungen, Gespräche im Team oder moderierte Workshops. Wichtig ist, dass Du eine Methode wählst, die zu Deinem Betrieb passt.

Hilfreiche Hintergründe findest Du in den Beiträgen zu Stress am Arbeitsplatz und zur mentalen Gesundheit im Job.

Vorlage und Beispiel für die Gefährdungsbeurteilung: Das gehört hinein

Viele fragen sich, wie eine gute Vorlage für die Gefährdungsbeurteilung aussieht. Sie muss nicht kompliziert sein. Eine einfache Tabelle reicht völlig aus.

Eine brauchbare Vorlage enthält diese Spalten:

• Arbeitsbereich oder Tätigkeit
• Gefährdung
• Risikostufe
• Maßnahme
• Verantwortlicher
• Termin
• Wirksamkeitskontrolle mit Datum

Ein kurzes Beispiel für eine Gefährdungsbeurteilung im Büro: Im Flur liegen Kabel. Die Gefährdung ist Stolpern. Die Risikostufe ist mittel. Die Maßnahme ist eine Kabelbrücke, später eine feste Verlegung. Zuständig ist die Büroleitung. Der Termin ist in zwei Wochen. Nach vier Wochen prüfst Du, ob das Problem gelöst ist.

Für Büros lohnt sich außerdem ein Blick auf die Ergonomie im Büro. Wer im Homeoffice arbeiten lässt, findet Anregungen zur Gesundheit im Homeoffice.

Häufige Fragen zur Gefährdungsbeurteilung

Hier findest Du Antworten auf die Fragen, die Betriebe am häufigsten stellen.

Muss ich als Kleinstbetrieb eine Gefährdungsbeurteilung erstellen? Ja. Sobald Du Beschäftigte hast, gilt die Pflicht. Das gilt auch, wenn Du nur einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin hast. Der Aufwand fällt in kleinen Betrieben aber meist überschaubar aus.

Wie oft muss ich die Gefährdungsbeurteilung aktualisieren? Das Gesetz nennt keinen festen Zeitraum. Du musst sie aber aktuell halten. Viele Betriebe prüfen einmal im Jahr. Zusätzlich passt Du sie an, wenn sich Arbeitsabläufe, Räume oder Geräte ändern oder wenn ein Unfall passiert.

Wer darf eine Gefährdungsbeurteilung durchführen? Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber. Er kann die Durchführung aber an fachkundige Personen übertragen, etwa Führungskräfte oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit. Entscheidend ist, dass die Person die nötige Fachkunde hat.

Muss die Gefährdungsbeurteilung schriftlich vorliegen? Ja. Das Ergebnis muss dokumentiert werden. Du kannst das auf Papier oder digital tun. Wichtig ist, dass die Unterlagen jederzeit verfügbar sind.

Gehört die psychische Belastung wirklich dazu? Ja. Sie ist ausdrücklich im Arbeitsschutzgesetz genannt. Eine Gefährdungsbeurteilung ohne diesen Punkt ist unvollständig.

Was passiert, wenn ich keine Gefährdungsbeurteilung habe? Die Aufsichtsbehörde kann Maßnahmen anordnen und Bußgelder verhängen. Bei vorsätzlichen Verstößen mit Gefahr für Leben oder Gesundheit kann sogar eine Strafe drohen. Nach einem Unfall kann das fehlende Dokument zusätzlich Probleme machen.

Wo finde ich eine Vorlage für die Gefährdungsbeurteilung? Viele Berufsgenossenschaften und Unfallkassen bieten branchenspezifische Muster an. Du kannst Dir aber auch selbst eine einfache Tabelle bauen. Wichtig ist, dass Du sie an Deinen Betrieb anpasst. Eine fertige Vorlage ersetzt nicht die Beurteilung vor Ort.

Typische Fehler bei der Gefährdungsbeurteilung vermeiden

Einige Stolpersteine tauchen immer wieder auf. Wenn Du sie kennst, sparst Du Dir Mühe.

Erstens: Die Beurteilung bleibt eine Schreibtischübung. Du solltest die Arbeitsplätze wirklich ansehen. Zweitens: Es werden nur offensichtliche Gefahren erfasst. Psychische Belastungen und ergonomische Probleme fehlen dann oft. Drittens: Es gibt keine Verantwortlichen und keine Termine. Viertens: Die Beurteilung wird nie überarbeitet.

Hilfreich sind klare Routinen. Mit einfachen Checklisten behältst Du den Überblick. Zusätzlich lohnt sich ein Blick darauf, wie Du einen gesunden Arbeitsplatz insgesamt gestaltest.

Auch technische Themen gehören dazu. Wenn Du wissen willst, wie elektrische Anlagen geprüft werden, hilft Dir der Beitrag dazu weiter.

Fazit: Gefährdungsbeurteilung erstellen und Deinen Betrieb absichern

Eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen, ist kein Hexenwerk. Du gehst in sieben Schritten vor: vorbereiten, Gefahren ermitteln, bewerten, Maßnahmen festlegen, umsetzen, Wirkung prüfen und dokumentieren. Danach hältst Du die Beurteilung aktuell.

Der Aufwand lohnt sich. Du erfüllst Deine gesetzliche Pflicht. Du schützt Deine Beschäftigten. Und Du schaffst Klarheit im Betrieb. Starte am besten klein: mit einem Bereich und einer einfachen Tabelle. Alles Weitere wächst Schritt für Schritt.

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