Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben darfst Du nicht vergessen

Du hast einen Auftrag erledigt und willst jetzt Deine Rechnung schreiben. Pflichtangaben klingen erstmal trocken, doch sie entscheiden darüber, ob Dein Kunde zahlt und ob das Finanzamt Deine Rechnung überhaupt anerkennt. Fehlt nur eine einzige Angabe, kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger platzen. Das kostet Vertrauen und manchmal auch Geld.

Die gute Nachricht: Die Regeln sind klar definiert. Sobald Du sie einmal verstanden hast, schreibst Du jede Rechnung in wenigen Minuten korrekt. Dieser Leitfaden zeigt Dir Schritt für Schritt, welche Angaben Pflicht sind, wo es Ausnahmen gibt und wie Du typische Fehler vermeidest.

Warum Pflichtangaben beim Rechnung schreiben so wichtig sind

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein steuerliches Dokument. Das Umsatzsteuergesetz, genauer § 14 UStG, legt fest, welche Angaben zwingend enthalten sein müssen.

Fehlt eine Pflichtangabe, kann Dein Geschäftskunde die Vorsteuer nicht abziehen. Das Finanzamt darf die Rechnung dann beanstanden. Für Dich als Aussteller drohen zwar meist keine direkten Strafen, aber genervte Kunden und Nachfragen sind vorprogrammiert. Deshalb lohnt es sich, die Angaben von Anfang an vollständig einzutragen.

Die 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG im Detail

Für Rechnungen über 250 Euro brutto gelten zehn Pflichtangaben. Diese Liste solltest Du bei jeder Rechnung durchgehen.

Name und Anschrift des Ausstellers. Trage Deinen vollständigen Namen oder Firmennamen ein, dazu Deine ladungsfähige Anschrift. Ein Postfach reicht nicht aus.

Name und Anschrift des Kunden. Auch der Leistungsempfänger braucht vollständige Angaben, selbst wenn es sich um eine Privatperson handelt.

Steuernummer oder USt-IdNr. Eine der beiden Nummern genügt. Bei Geschäften innerhalb der EU verwendest Du am besten Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Ausstellungsdatum. Das Datum, an dem Du die Rechnung erstellst, muss klar erkennbar sein.

Fortlaufende Rechnungsnummer. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Ein System wie RE-2026-001 hilft Dir, den Überblick zu behalten.

Menge und Art der Leistung. Beschreibe genau, was Du geliefert oder erbracht hast. "Beratung" allein reicht dem Finanzamt nicht, "Strategieberatung im März 2026" schon eher.

Leistungszeitpunkt. Notiere, wann die Lieferung oder Leistung stattgefunden hat. Das kann auch der Kalendermonat sein.

Nettobetrag nach Steuersätzen. Wenn Du sowohl mit 7 Prozent als auch mit 19 Prozent Umsatzsteuer arbeitest, trenne die Beträge sauber.

Steuersatz und Steuerbetrag. Gib den Steuerbetrag in Euro an, nicht nur den Prozentsatz.

Bruttogesamtbetrag. Am Ende steht die Summe aus Netto und Umsatzsteuer.

Kleinbetragsrechnung: Vereinfachte Pflichtangaben bis 250 Euro

Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro brutto, reichen weniger Angaben aus. Diese Regelung nennt sich Kleinbetragsrechnung und ist in § 33 UStDV geregelt.

Bei einer Kleinbetragsrechnung genügen: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz. Eine Rechnungsnummer, die Steuernummer und die Anschrift des Kunden fallen weg. Eine Ausnahme gilt beim Reverse-Charge-Verfahren, dazu gleich mehr.

Diese Vereinfachung ist praktisch für Kassenbons, Quittungen und kleine Rechnungen im Alltag. Für größere Aufträge solltest Du trotzdem lieber alle zehn Pflichtangaben eintragen, um auf Nummer sicher zu gehen.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Bist Du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, gelten für Dich die gleichen zehn Pflichtangaben wie für alle anderen. Ein Unterschied kommt dazu: Du weist keine Umsatzsteuer aus.

Stattdessen gehört auf jede Rechnung der Hinweis: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Ohne diesen Satz ist Deine Rechnung unvollständig, selbst wenn alle anderen Angaben stimmen.

Wenn Du gerade überlegst, ob sich die Kleinunternehmerregelung für Dich lohnt, findest Du in unserem Artikel zu den Steuern als Kleingewerbe weitere Details dazu, wie viel Umsatz Du versteuern musst.

Reverse Charge und Rechnungen ins EU-Ausland

Arbeitest Du mit Geschäftskunden im EU-Ausland zusammen, greift oft das Reverse-Charge-Verfahren. Dabei schuldet nicht Du, sondern Dein Kunde die Umsatzsteuer.

In diesem Fall trägst Du auf der Rechnung den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" ein. Zusätzlich brauchst Du die USt-IdNr. Deines Kunden. Diese Sonderregelung ist in § 14a UStG festgehalten und gilt zusätzlich zu den normalen Pflichtangaben.

E-Rechnungspflicht: Was sich für Dich ändert

Seit 2025 verändert das Wachstumschancengesetz die Anforderungen an Rechnungen schrittweise. Bis Ende 2026 darfst Du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, das gilt für alle Unternehmen.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen. Auch bei der E-Rechnung gelten alle Pflichtangaben nach § 14 und § 14a UStG unverändert weiter, nur das Format ändert sich.

Wenn Du Dein Rechnungswesen ohnehin gerade umstellst, lohnt sich ein Blick auf ein kostenlosem Rechnungsprogramm, das Dir die Pflichtangaben automatisch vorschlägt.

Wie schreibe ich eine Rechnung richtig? Häufige Fragen aus der Praxis

Wo bekomme ich eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben her? Viele kostenlose Rechnungsprogramme bieten fertige Vorlagen an, in denen alle zehn Pflichtangaben schon vorbereitet sind. Du musst nur noch Deine Daten eintragen.

Muss ich als Freiberufler auch alle Pflichtangaben einhalten? Ja, die Regeln nach § 14 UStG gelten für Freiberufler genauso wie für Gewerbetreibende. Der einzige Unterschied liegt in der Art der Steuernummer, die Du einträgst.

Was passiert, wenn ich eine Pflichtangabe vergessen habe? Du kannst eine fehlerhafte Rechnung korrigieren oder stornieren und neu ausstellen. Wichtig ist, dass die neue Rechnung eindeutig auf die alte verweist.

Brauche ich für jede Rechnung eine neue Nummer? Ja, jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Ein Nummernkreis nach Jahr und laufender Zahl hat sich bewährt.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben vermeiden

Viele Fehler entstehen aus Bequemlichkeit, nicht aus Unwissen. Eine zu ungenaue Leistungsbeschreibung ist der Klassiker. "Dienstleistung" oder "Ware" reicht dem Finanzamt nicht aus.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die fehlende Trennung nach Steuersätzen. Wenn Du sowohl Waren mit 7 Prozent als auch mit 19 Prozent verkaufst, müssen beide Beträge getrennt ausgewiesen werden.

Auch doppelt vergebene Rechnungsnummern tauchen immer wieder auf, besonders wenn Du mehrere Programme parallel nutzt. Eine gute digitale Dokumentenverwaltung hilft Dir, den Überblick über Deine Nummernkreise zu behalten.

Rechnung schreiben leicht gemacht: Dein nächster Schritt

Sobald Du die Pflichtangaben einmal verinnerlicht hast, wird das Rechnung schreiben zur Routine. Trage die zehn Angaben konsequent ein, achte auf Sonderfälle wie Kleinunternehmer oder Reverse Charge, und Deine Rechnungen laufen ohne Rückfragen durch.

Wenn Du gerade dabei bist, Dich selbstständig zu machen, oder wenn Du überlegst, wie Du Dein Kleingewerbe anmeldest, lohnt sich ein Blick auf die organisatorischen Grundlagen rund um Rechnungen und Buchhaltung. Auch das Rechnungsmanagement im Büro und ein durchdachtes Zeitmanagement im Büro sparen Dir im Alltag viel Zeit. Wer sein Büro digitalisiert, tut sich beim Rechnung schreiben ohnehin leichter, und beim Thema Datenschutz im Büro solltest Du auch die Kundendaten auf Deinen Rechnungen im Blick behalten. Für die Zeit nach dem Berufsleben findest Du in unserem Guide zur Vorsorge für Selbstständige weitere hilfreiche Hinweise.

Mit anyhelpnow findest Du zudem passende Experten aus dem Bereich Digitales Marketing, die Dich beim Aufbau Deiner Selbstständigkeit unterstützen. Und falls Du Hilfe bei der technischen Einrichtung Deiner Rechnungssoftware brauchst, stehen Dir über anyhelpnow kompetente Fachleute aus dem Bereich Computer & Technik zur Seite.