Lohnabrechnung erstellen: Der komplette Leitfaden für Arbeitgeber

Der erste Mitarbeiter ist eingestellt, der Vertrag unterschrieben, der Starttermin steht. Und dann kommt der Moment, in dem Dir klar wird: Du musst jeden Monat eine korrekte Abrechnung liefern. Eine Lohnabrechnung erstellen klingt nach einer Rechenaufgabe. Tatsächlich ist die Rechnung selbst der einfachste Teil.

Der schwierige Teil liegt davor. Steuerklasse, Krankenkasse, Beitragsgruppenschlüssel, Elterneigenschaft in der Pflegeversicherung – all diese Angaben entscheiden über jeden einzelnen Cent. Sind sie falsch, rechnet die beste Software falsch. Und zwar zuverlässig, Monat für Monat, ohne dass irgendjemand etwas merkt.

Genau hier entsteht das, was wir in diesem Leitfaden den Stammdaten-Schatten nennen: der stille Fehler, der sich nicht sofort zeigt, sondern über Jahre mitläuft und erst bei der Betriebsprüfung ans Licht kommt. Wer das versteht, geht die Lohnabrechnung völlig anders an – nämlich von hinten nach vorne.

Warum der Stammdaten-Schatten teurer ist als jeder Rechenfehler

Ein klassischer Rechenfehler fällt auf. Der Mitarbeiter schaut auf sein Konto, vergleicht mit dem Vormonat und meldet sich. Das Problem ist innerhalb einer Woche gelöst.

Ein falscher Stammdatensatz verhält sich anders. Er produziert Monat für Monat ein plausibles Ergebnis. Die Zahl auf der Abrechnung sieht richtig aus, die Überweisung geht raus, niemand stellt Fragen. Nur die abgeführten Beiträge stimmen nicht.

Sichtbar wird das erst, wenn die Deutsche Rentenversicherung zur turnusmäßigen Betriebsprüfung kommt. Dann werden bis zu vier Jahre rückwirkend geprüft. Und die Nachforderung trifft Dich als Arbeitgeber – die Arbeitnehmeranteile darfst Du in der Regel nur für die letzten drei Monate vom Lohn einbehalten. Alles davor bleibt an Dir hängen.

Ein Beispiel: Fehlt der Nachweis über die Elterneigenschaft, gilt der Beschäftigte in der Pflegeversicherung als kinderlos. Der Zuschlag von 0,6 Prozent wird zu viel abgezogen. Bei 3.500 Euro Bruttolohn sind das 21 Euro im Monat, gut 250 Euro im Jahr – pro Person. Umgekehrt funktioniert es genauso, nur zahlst Du dann drauf.

Deshalb gilt für alles Weitere in diesem Leitfaden ein einfacher Grundsatz: Prüfe die Daten, bevor Du rechnest. Die Rechnung erledigt die Software.

Diese Pflichtangaben muss jede Lohnabrechnung enthalten

Die gesetzliche Grundlage steht in § 108 der Gewerbeordnung. Danach hat jeder Beschäftigte Anspruch auf eine Abrechnung in Textform, sobald Entgelt gezahlt wird. Welche Angaben konkret hineingehören, regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung.

Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Ein Konzern mit 8.000 Beschäftigten unterliegt derselben Pflicht wie der Privathaushalt mit einer angemeldeten Reinigungskraft. Auch wer sich gerade erst über die Selbstständigkeit mit Dienstleistungen informiert, sollte diesen Punkt früh einplanen.

Eine elektronische Zustellung ist zulässig, etwa über ein passwortgeschütztes Mitarbeiterpostfach. Wichtig ist nur, dass der Beschäftigte tatsächlich zugreifen und die Abrechnung ausdrucken kann. Wer keinen privaten Zugang hat, muss die Möglichkeit im Betrieb bekommen.

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Die Vorbereitung: Stammdaten, die vor der ersten Abrechnung stehen müssen

Bevor Du zum ersten Mal eine Gehaltsabrechnung erstellen kannst, brauchst Du eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit. Sie identifiziert Dich in allen Meldeverfahren und wird online beantragt.

Dazu kommt die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft. Die gesetzliche Unfallversicherung ist Pflicht und trägst Du allein. Wer parallel noch das eigene Gewerbe anmeldet, findet die Reihenfolge der Behördengänge in der Anleitung zum Kleingewerbe anmelden.

Vom Mitarbeiter selbst brauchst Du diese Angaben, und zwar vollständig:

• Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum für den Abruf der ELStAM-Daten
• Sozialversicherungsnummer aus dem Sozialversicherungsausweis
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Nachweis über die Elterneigenschaft, falls Kinder vorhanden sind
• Bankverbindung und Angaben zu weiteren Beschäftigungen

Der letzte Punkt wird oft übersehen. Hat jemand bereits einen Hauptjob, ändert sich die steuerliche Behandlung einer zweiten Beschäftigung grundlegend. Frag aktiv danach, statt Dich auf eine Selbstauskunft im Vertrag zu verlassen.

Die ELStAM-Daten rufst Du elektronisch beim Finanzamt ab. Sie liefern Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Konfession. Ändert der Mitarbeiter etwas, bekommst Du automatisch eine Änderungsmitteilung – aber nur, wenn er korrekt bei Dir als Hauptarbeitgeber registriert ist.

Vom Brutto zum Netto: So läuft die Berechnung ab

Der Rechenweg ist immer derselbe. Du startest beim Gesamtbrutto, ziehst die Steuern ab, dann die Sozialversicherungsbeiträge, und erhältst das Netto.

Schritt eins ist das Gesamtbrutto. Dazu zählen der vereinbarte Lohn, Überstundenvergütung, Zulagen, Prämien und geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen oder ein Essenszuschuss. Steuerfreie Bestandteile wie Nachtzuschläge werden getrennt ausgewiesen.

Schritt zwei sind die Steuern. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer richten sich nach Steuerklasse und ELStAM-Daten. Der Solidaritätszuschlag entfällt für die große Mehrheit der Beschäftigten.

Schritt drei sind die Sozialversicherungsbeiträge. Sie werden auf das beitragspflichtige Brutto berechnet, das nicht immer identisch mit dem Steuerbrutto ist. Diese Differenz ist eine der häufigsten Fehlerquellen überhaupt.

Die Werte sind gerundete Beispielwerte bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag. Entscheidend ist die Aussage der letzten Zeile: Ein Bruttogehalt von 3.500 Euro kostet Dich als Arbeitgeber rund 4.334 Euro. Die Lohnnebenkosten liegen also bei etwa 24 Prozent – ein Wert, den Du bei jeder Gehaltsverhandlung mitdenken solltest.

Beitragssätze und Grenzwerte 2026 im Überblick

Die Beitragssätze selbst sind 2026 weitgehend stabil geblieben. Bewegt haben sich vor allem der durchschnittliche Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung und die Bemessungsgrenzen.

Der Zusatzbeitrag ist kassenindividuell. Zwischen der günstigsten und der teuersten Krankenkasse liegen mehrere Prozentpunkte, und der Satz ändert sich unterjährig. Er gehört damit zu den Stammdaten, die Du aktiv nachhalten musst.

Zwei weitere Werte prägen das Abrechnungsjahr 2026: Der gesetzliche Mindestlohn liegt bei 13,90 Euro pro Stunde, ab 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Und die Umlagen U1 und U2 betreffen Dich als kleinen Betrieb direkt – an der U1 nehmen alle Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten teil.

Minijob und Übergangsbereich richtig abrechnen

Weil die Minijob-Grenze an den Mindestlohn gekoppelt ist, ist sie 2026 auf 603 Euro monatlich gestiegen. Die Formel dahinter: Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei, aufgerundet auf volle Euro.

Das hat eine unangenehme Nebenwirkung. Wer seine Minijobber weiterhin nach dem alten Wert abrechnet und die Stundenzahl nicht anpasst, zahlt entweder unter Mindestlohn oder rutscht über die Grenze. Beides fällt bei der Prüfung auf. Wie die Anmeldung sauber abläuft, zeigt der Leitfaden zum Minijob anmelden.

Beim gewerblichen Minijob rechnest Du nicht individuell ab, sondern führst Pauschalbeträge an die Minijob-Zentrale ab. In Summe landen die Abgaben bei rund 30 Prozent des Entgelts. Im Privathaushalt läuft dasselbe über das deutlich günstigere Haushaltsscheckverfahren – interessant für alle, die sich fragen, ab wann Haushaltshilfe sinnvoll und legal angemeldet wird.

Oberhalb von 603,01 Euro beginnt der Übergangsbereich und reicht bis 2.000 Euro. Dort zahlt der Beschäftigte reduzierte Beiträge, die mit steigendem Entgelt anwachsen. Du als Arbeitgeber trägst zunächst den vollen Anteil. Diese Berechnung solltest Du keinesfalls per Hand versuchen.

Fristen und Meldungen: Der Kalender, den Du nicht verpassen darfst

Hier lauert die zweite große Falle. Sozialversicherungsbeiträge sind früher fällig als die Lohnsteuer – und zwar bevor der Monat überhaupt vorbei ist.

Ob Du die Lohnsteuer monatlich, vierteljährlich oder jährlich anmeldest, hängt vom Vorjahr ab. Über 5.000 Euro Lohnsteuer bedeutet monatlich, zwischen 1.080 und 5.000 Euro vierteljährlich, darunter reicht die Jahresmeldung. Die Übermittlung läuft elektronisch über ELSTER.

Weil die Beiträge fällig werden, bevor alle Stunden erfasst sind, arbeitest Du mit einer vorläufigen Berechnung. Die Differenz gleichst Du im Folgemonat aus. Für den Abrechnungsablauf im Team heißt das: Die Zeiterfassung muss deutlich vor Monatsende stehen. Sauber strukturierte Büroprozesse sind hier kein Luxus, sondern die Voraussetzung dafür, dass der Termin überhaupt haltbar ist.

Selbst abrechnen, Software nutzen oder auslagern?

Es gibt keine allgemeingültige Antwort. Es gibt aber eine Faustregel, die sich an der Zahl der Beschäftigten und der Zahl der Sonderfälle orientiert.

Manuell auf Papier funktioniert heute nicht mehr. Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen laufen ausschließlich digital. Wer die Umstellung noch vor sich hat, findet in den Erfahrungen zur Digitalisierung im Handwerk gute Argumente für den frühen Einstieg.

Ab etwa zehn Beschäftigten lohnt sich der Blick auf Systeme, die Zeiterfassung, Personalakte und Abrechnung verbinden. Welche Kennzahlen sich daraus ziehen lassen, zeigt die Übersicht zu HR-Analytics-Tools.

Die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung

Fast alle teuren Fehler lassen sich auf den Stammdaten-Schatten zurückführen. Sie entstehen einmal und laufen dann still mit.

Der Klassiker ist die nicht gemeldete Änderung. Ein Mitarbeiter wechselt die Krankenkasse, heiratet oder bekommt ein Kind – und niemand aktualisiert die Abrechnung. Richte eine feste monatliche Prüfung ein, in der Du Zugänge, Abgänge und Änderungen abgleichst.

Ebenso häufig: die falsche Einordnung von Beschäftigungsverhältnissen. Ein freier Mitarbeiter, der ausschließlich für Dich arbeitet, feste Zeiten hat und Deine Arbeitsmittel nutzt, ist sozialversicherungsrechtlich meist Arbeitnehmer. Die Nachforderung bei Scheinselbstständigkeit umfasst sämtliche Beiträge samt Säumniszuschlägen. Besonders sensibel wird das bei überlassenem Personal, wo zusätzlich das Arbeitsrecht bei Leiharbeit greift.

Unterschätzt werden außerdem geldwerte Vorteile. Tankgutscheine, Sachbezüge und private Nutzung von Firmenwagen sind abrechnungspflichtig, auch wenn sie sich nach Geschenk anfühlen. Gleiches gilt für Entgeltumwandlungen: Wer eine betriebliche Altersvorsorge anbietet, braucht eine saubere Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung, sonst stimmen weder Brutto noch Meldung.

Und schließlich die Aufbewahrung. Das Lohnkonto ist mindestens sechs Jahre aufzubewahren, für steuerlich relevante Unterlagen gelten längere Fristen. Wer hier lückenhaft dokumentiert, verliert bei der Prüfung jede Verhandlungsposition. Wie ein sauberes Belegsystem aussieht, beschreibt auch der Ratgeber zu Steuern im Kleingewerbe.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung

Kann ich die Lohnabrechnung selbst machen oder brauche ich einen Steuerberater? Bis etwa fünf Beschäftigte ist die eigene Abrechnung mit einer Lohnsoftware gut machbar, solange die Struktur einfach bleibt. Sobald Tarifverträge, Schichtzuschläge, Entgeltumwandlungen oder häufige Ein- und Austritte dazukommen, ist externe Unterstützung meist günstiger als die Korrektur der Fehler.

Was passiert, wenn ich eine Lohnabrechnung falsch erstellt habe? Korrigiere sie im laufenden Jahr über eine Rückrechnung. Zu wenig abgeführte Beiträge musst Du nachzahlen, Arbeitnehmeranteile darfst Du in der Regel nur für die letzten drei Monate einbehalten. Melde Dich frühzeitig bei der Krankenkasse, das reduziert Säumniszuschläge.

Muss ich jeden Monat eine Abrechnung aushändigen? Grundsätzlich ja. Die Pflicht entfällt nur, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert hat. In der Praxis ist die monatliche Ausgabe der bessere Weg, weil Beschäftigte sie für Elterngeld, Kredite oder Behörden brauchen.

Wie viel kostet mich ein Mitarbeiter wirklich? Rechne mit rund 21 bis 25 Prozent über dem Bruttogehalt. Darin stecken die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Umlagen U1, U2 und U3 sowie die Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Bei 3.000 Euro Brutto liegen die Gesamtkosten also bei etwa 3.700 Euro.

Ab welchem Betrag ist ein Minijob kein Minijob mehr? Ab 603,01 Euro monatlich beginnt 2026 der Übergangsbereich. Entscheidend ist das regelmäßige Jahresentgelt, nicht ein einzelner starker Monat. Zweimal jährlich darf die Grenze unvorhergesehen überschritten werden.

Wann muss ich die Sozialversicherungsbeiträge überweisen? Am drittletzten Bankarbeitstag des Monats, für den sie anfallen. Der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher bei der Krankenkasse vorliegen. Das ist deutlich früher als die Lohnsteuer, die erst am 10. des Folgemonats fällig wird.

Brauche ich schon für den ersten Mitarbeiter eine Betriebsnummer? Ja, ohne Betriebsnummer kannst Du keine Meldung abgeben. Beantrage sie online bei der Bundesagentur für Arbeit, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Parallel meldest Du den Betrieb bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an.

Professionelle Unterstützung für Deine Lohnabrechnung finden

Die Lohnabrechnung ist der Punkt, an dem sich Personalarbeit, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht überschneiden. Genau deshalb lohnt sich externe Expertise oft früher, als viele Gründer denken.

Mit anyhelpnow findest Du erfahrene Fachleute aus dem Bereich Beratung, die Dich bei Aufbau und Struktur Deiner Personalverwaltung begleiten. Für Fragen rund um Lohnnebenkosten, Liquiditätsplanung und betriebliche Vorsorge vermittelt anyhelpnow qualifizierte Finanzberater, die Deine Zahlen einordnen können.

Steht ein größerer Schritt an – etwa der Aufbau eines Teams oder die Einführung neuer Systeme – unterstützt Dich eine passende Managementberatung bei der Planung. Und wenn es darum geht, Zeiterfassung, Zulieferung und Abrechnung als sauberen Ablauf zu verzahnen, findest Du über anyhelpnow spezialisierte Prozessberater.

Für Privathaushalte, die eine Unterstützung anmelden möchten, vermittelt anyhelpnow außerdem geprüfte Haushaltshilfen – legal beschäftigt, korrekt gemeldet und über das Haushaltsscheckverfahren abgerechnet.

Lohnabrechnung erstellen: Dein Fazit für einen sicheren Start

Eine korrekte Lohnabrechnung erstellen heißt nicht, besonders gut rechnen zu können. Es heißt, die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt zu haben.

Der Stammdaten-Schatten ist der Grund, warum so viele Betriebe erst nach Jahren merken, dass etwas nicht stimmte. Er entsteht leise, kostet nichts im Moment und alles im Nachhinein. Die Gegenmaßnahme ist unspektakulär: ein fester monatlicher Termin, an dem Du Zugänge, Abgänge, Krankenkassenwechsel und Entgeltänderungen abgleichst.

Beginne mit drei Schritten. Beantrage die Betriebsnummer und melde den Betrieb bei der Berufsgenossenschaft an. Sammle die vollständigen Unterlagen jedes Beschäftigten, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Und lege den Abrechnungstermin so, dass Du den drittletzten Bankarbeitstag entspannt erreichst.

Alles Weitere wächst mit Deinem Betrieb. Solange die Stammdaten stimmen und der Kalender hält, ist die monatliche Abrechnung eine Routine von wenigen Stunden. Und Du kannst Dich wieder auf das konzentrieren, wofür Du Dein Unternehmen eigentlich gegründet hast.